Zásady zpracování osobních údajů v Prakulu

Zásady zpracování osobních údajů v Prakulu

Tyto zásady zpracování osobních údajů v Prakulu jsou obecně platnými zásadami ochrany a zpracování osobních údajů fyzických osob (dále jako „subjekty údajů“). Specifická pravidla týkající se ochrany osobních údajů uchazečů o zaměstnání, zaměstnanců a externích spolupracovníků Prakulu jsou upraveny zvlášť.

Totožnost a kontaktní údaje správce údajů

Správcem osobních údajů je společnost COSMOPOLITAN CENTRAL EUROPE spol. s r.o., IČ: 25134001, se sídlem Suchdolská 85/14, 160 00 Praha 6 – Sedlec, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 52519 (výše i níže také jako „Prakul“).

Správce je možno kontaktovat:

telefonicky na čísle +420 720 995 374 (pondělí–čtvrtek 10:00-17:30)
e-mailem na adrese kontakt@prakul.cz,
písemně na adrese sídla Prakulu: Suchdolská 85/14, 160 00 Praha 6 – Sedlec.

Údaje pověřence pro ochranu osobních údajů

Prakul není povinen pověřence pro ochranu osobních údajů jmenovat, jelikož není orgánem veřejné moci či veřejným subjektem, jeho hlavní činnost nespočívá v operacích zpracování, které kvůli své povaze, svému rozsahu nebo svým účelům vyžadují rozsáhlé pravidelné a systematické monitorování subjektů údajů ani v rozsáhlém zpracování zvláštních kategorií údajů a osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů. Prakul se tedy rozhodl pověřence pro ochranu osobních údajů nejmenovat.

Účely zpracování osobních údajů, právní základ pro zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu, který je nezbytně nutný pro podnikatelskou činnost Prakulu a pro řádné poskytování jednotlivých plnění. Osobní údaje jsou rozděleny do dvou skupin, a to na (i) osobní údaje, které je Prakul oprávněn zpracovávat bez souhlasu daného subjektu údajů a (ii) osobní údaje, které je Prakul oprávněn zpracovávat pouze se souhlasem daného subjektu údajů.

Bez souhlasu subjektu údajů je Prakul oprávněn zpracovávat osobní údaje za účelem:
- plnění povinností Prakulu, které vyplývají z uzavřených smluv,
- plnění povinností Prakulu, které jsou uloženy právními předpisy,
- zajištění ochrany práv a právem chráněných zájmů Prakulu (např. uplatnění nároků u soudů či jiných orgánů veřejné moci nebo uplatnění nároků u pojišťoven),
- plnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu.

Pokud subjekt údajů odmítne Prakulu osobní údaje za účelem výše specifikovaného zpracování sdělit, nebude možné zajistit poskytnutí příslušného plnění, pro jehož splnění jsou dané osobní údaje nezbytné.

Pouze se souhlasem subjektu údajů je Prakul oprávněn zpracovávat osobní údaje za účelem:
- marketingové činnosti,
- správa zákaznického (uživatelského) účtu,

Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů za účelem výše specifikovaného zpracování je dobrovolné. Podrobnější informace ohledně jednotlivých typů zpracování údajů jsou uvedeny v textu dokumentu, jehož prostřednictvím uděluje subjekt údajů Prakulu souhlas se zpracováním osobních údajů.

Právní základ pro zpracování osobních údajů

Na tomto právním základě zpracováváme osobní údaje zákazníků (zejména identifikační a kontaktní údaje), a to z důvodu dodržování zejména následujících zákonů:

zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění,
zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, v platném znění,
zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění,
zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, v platném znění,
zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, v platném znění,

Oprávněné zájmy Prakulu pro zpracování osobních údajů

Existují případy, kdy Prakul osobní údaje subjektů údajů zpracovává za účelem ochrany svých práv a právem chráněných zájmů, resp. za účelem ochrany práv a právem chráněných zájmů třetích stran. Takové zpracování je Prakul oprávněn provádět bez souhlasu subjektů údajů, nicméně rozsah důvodů, které Prakul k takovému zpracovávání opravňují, je omezený. Existence oprávněného zájmu je vždy pečlivě posuzována.

Příklady zpracování osobních údajů z titulu oprávněného zájmu:

příprava smlouvy dle žádosti zákazníka – získání a zpracování osobních údajů nezbytných pro přípravu návrhu smlouvy,
řešení vztahů se zákazníky – řešení požadavků, přání a stížností zákazníků,
reporting a vytváření analytických modelů na základě anonymizovaných osobních údajů,
analýzy anonymizovaných dat pro statistické účely,
zasílání zákazníkem objednaného zboží.

Kategorie osobních údajů, které Prakul zpracovává

Identifikační údaje (sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci):

jméno, příjmení, titul
adresa trvalého pobytu,
u subjektů údajů, kteří jsou podnikateli dále identifikační číslo a popř. daňové identifikační číslo.

Kontaktní údaje (sloužící ke komunikaci):

kontaktní adresa,
č-mailová adresa,
telefonní číslo,
identifikátory dalších komunikačních služeb jako skype, what's up apod.

Údaje o poskytnutém plnění:

údaje o tom, jaké produkty Prakulu (zboží či služby) si zákazník zakoupil,
záznamy komunikace, apod.

Síťové identifikátory (cookies apod.):

informace o zobrazení webových stránek Prakulu a jejich nastavení

Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

Prakul pro zpracování některých osobních údajů pro své potřeby využívá zpracovatele osobních údajů. Tito zpracovatelé údajů jsou pečlivě vybírání a zaručují Prakulu zavedení vhodných technik a organizačních opatření tak, aby zpracování splňovalo požadavky na ně kladené právními předpisy a aby byla zajištěna ochrana práv subjektů údajů. Zpracování osobních údajů zpracovatelem vždy probíhá na základě smlouvy o zpracování osobních údajů.

Zpracovatelem údajů poskytovaných Prakulu je:

hostingová či softwarová společnost,
poskytovatel IT podpory,
osoba/ společnost, která vede účetnictví či vystavuje faktury.

Předávání osobních údajů do třetích zemí

Prakul nepředává osobní údaje subjektů údajů do třetích zemí (do zemí, které nejsou členem Evropské unie). Zároveň osobní údaje subjektů údajů nepředává ani žádným mezinárodním organizacím.

Doba, po kterou Prakul osobní údaje eviduje

Osobní údaje zpracovávané bez souhlasu subjektu údajů Prakul zpracovává po dobu nezbytně nutnou a archivuje dle lhůt stanovených právními předpisy. Osobní údaje jsou zpracovávány pro dobu trvání závazkového vztahu či jiného právního titulu, na jehož základě jsou osobní údaje zpracovávány. Jakmile právní důvod zpracování osobních údajů pomine, jsou osobní údaje subjektu údajů z veškerých evidencí Prakulu vymazány.

Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu subjektu údajů Prakul zpracovává po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas se zpracováním údajů udělen, maximálně však po dobu 5 let od udělení souhlasu. Není-li souhlas se zpracováním údajů subjektem údajů obnoven, dochází nejpozději po uplynutí doby 5 let od udělení souhlasu ke zpracování osobních údajů k výmazu osobních údajů subjektu údajů z veškerých evidencí Prakulu.

Práva subjektů údajů, jejichž osobní údaje Prakul zpracovává, v souvislosti s ochranou údajů

právo na přístup k osobním údajům – subjekt údajů je oprávněn vyžádat si kopii osobních údajů, které o něm Prakul zpracovává, a to včetně informací o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích (resp. kategoriích příjemců), plánované doby uložení osobních údajů, veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů získaných od třetích osob a skutečnosti, zda dochází či nedochází k automatizovanému rozhodování a profilování;
právo na opravu osobních údajů – subjekt údajů je oprávněn požádat o aktualizaci či doplnění osobních údajů, které o něm Prakul zpracovává (domnívá-li se, že jsou tyto údaje neúplné či nepřesné);
právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut) – subjekt údajů je oprávněn požádat o výmaz osobních údajů, které o něm Prakul zpracovává, a to za předpokladu, že:
- tyto osobní údaje již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromážděny či zpracovávány,
- subjekt údajů odvolal souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovávány a neexistuje jiný právní důvod pro jejich zpracování,
- subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování osobních údajů a neexistují-li převažující oprávněné důvody pro zpracování dotčených osobních údajů,
- osobní údaje byly zpracovávány protiprávně,
- osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti,
- osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti;
právo na omezení zpracování osobních údajů – subjekt údajů je oprávněn požádat, aby Prakul omezil zpracovávání osobních údajů, jestliže:
- subjekt údajů popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů, a to na dobu nezbytnou pro ověření těchto údajů ze strany Prakulu,
- zpracování osobních údajů je protiprávní a subjekt údajů nevyužije práva na výmaz osobních údajů,
- Prakul již osobní údaje pro účely zpracování nepotřebuje a subjekt údajů tyto osobní údaje požaduje pro určení, výkon či obhajobu jeho právních nároků,
- subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování osobních údajů, a to do doby, než bude rozhodnuto, zda oprávněné důvody Prakulu převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů či nikoliv;
právo být seznámen s příjemci oprav, výmazů či omezení zpracování osobních údajů – Prakul oznamuje informace o opravách, výmazech či omezení zpracování osobních údajů subjektů údajů jednotlivé zpracovatele či příjemce osobních údajů (není-li to nemožné či nevyžaduje-li to nepřiměřené úsilí); požádá-li subjekt údajů Prakul, bude informován o uskutečnění těchto oznámení;
právo na přenositelnost údajů – subjekt údajů je oprávněn získat od Prakulu osobní údaje, které Prakulu poskytnul, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat tyto jinému správci údajů, a to za předpokladu, že jsou tyto osobní údaje automaticky zpracovávány a že jejich zpracování je založeno na uděleném souhlasu se zpracováním osobních údajů či závazkovém vztahu mezi Prakulem a subjektem údajů;
právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
- subjekt údajů je oprávněn vznést námitku proti zpracování osobních údajů za účelem splnění úkolu prováděném ve veřejném zájmu či za účelem oprávněných zájmů Prakulu či třetí strany,
- subjekt údajů je oprávněn vznést námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu (vznese-li subjekt údajů tuto námitku, nebude Prakul dále jeho osobní údaje pro účely přímého marketingu zpracovávat);
právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů – poskytl-li subjekt údajů Prakulu souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely zpracování osobních údajů, které poskytnutí souhlasu vyžadují, je oprávněn kdykoliv tento souhlas se zpracováním osobních údajů (který se však nedotkne oprávněnosti již provedeného zpracování osobních údajů, ke kterému došlo před odvoláním souhlasu).

Veškerá práva v souvislosti s ochranou údajů je možné uplatňovat přímo u Prakulu, a to prostřednictvím e-mailu zaslaného na adresu kontakt@prakul.cz či prostřednictvím dopisu doručeného do sídla Prakulu (na adresu Suchdolská 85/14, 160 00 Praha 6 – Sedlec).

Veškeré žádosti související s uplatněním práv v souvislosti s ochranou osobních údajů bude Prakul vyřizovat bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě 30 dnů od doručení žádosti. Bude-li to nezbytné, je Prakul oprávněn tuto lhůtu prodloužit o dalších 60 dnů, o čemž je povinen subjekt údajů informovat.

Veškerá komunikace v souvislosti s uplatněním těchto práv bude ze strany Prakulu probíhat způsobem odpovídajícím způsobu, kterým subjekt údajů uplatní svá práva (tj. e-mailem nebo dopisem).

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Domnívá-li se subjekt údajů, že při zpracování jeho osobních údajů ze strany Prakulu došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů, je oprávněn podat stížnost k dozorovému úřadu, tj. Úřadu pro ochranu osobních údajů (adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7; telefon: +420 234 665 111; fax: +420 234 665 444; e-mail: posta@uoou.cz; datová schránka: qkbaa2n).

S případnými dotazy souvisejícími se zpracováním osobních údajů ze strany Prakulu se na Prakul subjekt údajů může obrátit e-mailem na adrese kontakt@prakul.cz, písemně na adrese sídla Prakulu: Suchdolská 85/14, 160 00 Praha 6 – Sedlec, případně telefonicky na čísle +420 720 995 374 (pondělí-čtvrtek 10:00-17:30).